문서보존표(현업부서용)의 사용용도, 작성시 유의사항
문서보존표는 현업부서에서 문서를 관리하고 보존하기 위해 사용되는 중요한 도구입니다. 이 글에서는 문서보존표의 사용용도와 작성시 유의사항에 대해 안내합니다.
사용용도
- 문서의 종류 및 내용을 정확히 기록하여 보존함으로써 문서 접근성과 검색 용이성을 높입니다.
- 문서의 보존 기간, 상태, 위치 등을 기록하여 문서의 생명주기를 체계적으로 관리합니다.
- 회사 내 문서 보존 정책 및 법적 요구에 대한 준수를 보장합니다.
- 문서 보존 이력을 추적하여 문제 발생 시 책임을 확인하고 대응할 수 있습니다.
작성시 유의사항
- 문서보존표는 각 부서에서 표준 양식을 사용하거나 현업부서의 요구에 맞게 개발하여 사용해야 합니다.
- 문서보존표에는 문서의 제목, 작성일, 보존 기간, 저장 위치, 접근 권한 등 필요한 정보를 상세하게 기록해야 합니다.
- 보존 기간은 회사의 보존 정책에 따라 결정되며, 일정 기간이 지나면 문서를 폐기하거나 보관 담당부서로 이관해야 합니다.
- 문서 보관 위치는 소중한 문서의 유실을 방지하기 위해 안전한 장소를 선택해야 합니다.
- 문서보존표는 주기적으로 업데이트되어 유효한 정보를 유지해야 합니다.
문서보존표는 문서 보존의 효율성과 투명성을 높여줌으로써 조직 내 협업과 업무 진행에 큰 도움을 줍니다. 문서보존표를 정확하게 작성하고 관리하는 것은 조직의 성공과 가치를 높이는 중요한 과정입니다.
해당문서의 다운로드는 아래링크 참조 바랍니다.