외부미팅 보고서 작성 가이드
사용 용도
외부미팅 보고서는 회사나 조직이 외부 인력과의 회의, 협력 또는 프로젝트 관련 미팅을 소화하고 있을 때, 진행 상황을 문서화하여 기록하는 데 사용됩니다. 이 보고서는 다른 팀원과 정보 공유, 참석자에게 감사의 메시지를 전달하거나 결정 사항 및 행동 계획을 기록하는 데 유용합니다.
작성 시 유의사항
- 제목 및 날짜 : 보고서의 제목에는 회의 목적이 요약되어야 합니다. 날짜는 보고서를 작성한 날짜를 기재합니다.
- 참석자 명단 : 미팅에 참석한 모든 인원의 이름과 소속을 나열합니다.
- 회의 개요 : 회의의 목적과 주요 안건을 요약하여 기술합니다.
- 의사록 : 회의에서 토론된 내용과 결정 사항을 세부적으로 작성합니다. 중요한 내용은 인용하여 문맥을 명료하게 전달합니다.
- 액션 아이템 : 회의의 결과로 수립된 액션 아이템, 즉 각 참석자가 수행해야 할 작업을 명확하게 기록합니다. 작업 항목에는 담당자, 마감일 및 우선순위 등의 세부 정보가 포함되어야 합니다.
- 후속 조치 : 회의 이후 취해야 할 추가적인 행동 계획이나 연락해야 할 사항을 기록합니다.
- 감사의 말 : 외부인 또는 공동 작업자에게 감사의 뜻을 표현하고 협력에 대한 인정을 전달합니다.
이러한 유의사항을 준수하여 외부미팅 보고서를 작성하면 효율적인 미팅 운영과 원활한 소통이 가능합니다. 보고서는 회의 참석자들에게 중요한 정보와 업무 계획을 전달하기 위한 중요한 도구로 사용되니, 작성 시 꼼꼼함과 정확성을 유지하는 것이 좋습니다.
해당문서의 다운로드는 아래링크 참조 바랍니다.