의견진술 신청 기각 통지서의 사용용도, 작성시 유의사항
사용용도
의견진술 신청 기각 통지서는 일반적으로 기관 또는 회사에서 공개적인 의견이나 제안을 받아들이지 않을 경우에 사용됩니다. 이 통지서는 의견진술을 제출한 사람에게 해당 의견이 기각되었음을 알려줍니다.
작성시 유의사항
의견진술 신청 기각 통지서를 작성할 때에는 몇 가지 중요한 사항을 염두에 두어야 합니다.
- 능동적이고 명확한 표현 : 통지서는 기각 사유를 명확하게 전달해야 합니다. 간결하고 이해하기 쉬운 문장으로 구성하여 오해가 발생하지 않도록 해야 합니다.
- 공손한 어조 유지 : 기각 사실을 전달하더라도 타인을 존중하는 공손한 어조를 유지해야 합니다. 대화식 어조나 비속어는 사용하지 말고, 상대방의 의견을 존중하여 표현해야 합니다.
- 합리적인 이유 제시 : 의견진술이 기각될 이유를 명확하게 제시해야 합니다. 해당 의견이 조직의 정책과 일치하지 않거나 기타 이유가 있을 때, 객관적이고 합리적인 이유를 설명하는 것이 중요합니다.
- 문서화와 첨부 파일 : 의견진술 신청 내용을 정확히 기록하고 저장하기 위해 통지서의 사본을 보관하는 것을 권장합니다. 필요한 경우, 기각 사유에 대한 자세한 설명이나 관련 문서들을 첨부할 수도 있습니다.
의견진술 신청 기각 통지서는 상황에 맞게 작성해야 하며, 명확하고 공손한 어조를 갖춘 문서로 상대방에게 전달해야 합니다. 이를 통해 의사소통의 투명성과 존중이 유지될 수 있습니다.
해당문서의 다운로드는 아래링크 참조 바랍니다.