작업지시서의 사용용도, 작성시 유의사항
작업지시서는 조직 내에서 업무를 원활하게 진행하기 위해 중요한 도구입니다. 작업지시서를 올바르게 작성하고 사용하는 것은 효율적인 업무 수행과 원활한 협업을 이끌어낼 수 있습니다. 이 글에서는 작업지시서의 사용용도와 작성시 유의사항에 대해 알아보겠습니다.
1. 작업지시서의 사용용도
- 업무 배정 : 작업지시서는 조직 내 업무를 특정인에게 할당하는 용도로 사용됩니다. 이를 통해 각자의 업무 영역과 책임을 명확히 할 수 있습니다.
- 의사소통 : 작업지시서는 관리자와 직원 또는 직원 간의 의사소통을 원활하게 도와줍니다. 작업 내용, 기한, 우선순위 등 모든 정보가 명확히 작성되어 있기 때문에 오해와 혼동을 방지할 수 있습니다.
- 업무 흐름 제어 : 작업지시서는 업무의 진행 상태를 파악하고 관리할 수 있는 도구입니다. 각 작업의 진척 상황과 완료 여부를 확인하여 업무 흐름을 효과적으로 제어할 수 있습니다.
- 기록 보관 : 작업지시서는 업무를 기록으로 남기는 역할도 합니다. 추후 업무 분석, 성과 평가, 문제 발생 시 원인 분석 등에 활용될 수 있습니다.
2. 작성시 유의사항
- 명확하고 간결하게 작성 : 작업지시서는 업무를 명확하게 전달하기 위해 명확하고 간결하게 작성되어야 합니다. 어색한 문장이나 모호한 표현을 피하고 필요한 정보만을 포함시키는 것이 좋습니다.
- 일련번호와 날짜 포함 : 작업지시서에는 일련번호와 작성일자가 포함되어야 합니다. 이를 통해 작업지시서를 추적하고 관리할 수 있으며, 업무 흐름을 정확히 파악할 수 있습니다.
- 작업 설명과 목표 명시 : 작업지시서에는 작업의 목적과 목표가 명시되어야 합니다. 작업 수행자가 작업의 의미와 큰 그림을 이해할 수 있도록 구체적으로 작성해야 합니다.
- 기한과 우선순위 지정 : 작업지시서에는 작업의 기한과 우선순위가 명시되어야 합니다. 이를 통해 작업자는 업무의 긴급성과 중요성을 알 수 있으며, 업무 계획을 수립할 수 있습니다.
- 확인 및 수락 여부 기록 : 작업지시서는 작업을 부여받은 사람이 확인하고 수락했는지 기록되어야 합니다. 이를 통해 업무 유예나 필요한 조치를 취할 수 있으며, 업무 진행을 원할하게 이끌어낼 수 있습니다.
작업지시서는 조직의 업무 체계화와 협업의 원활한 진행을 돕는 중요한 문서입니다. 올바르고 명확하게 작성하여 조직의 생산성 향상에 기여할 수 있도록 노력해야 합니다.
해당문서의 다운로드는 아래링크 참조 바랍니다.