전화 확인서 사용용도와 작성시 유의사항
전화 확인서는 전화 통화 내용에 대한 기록이나 확인을 위해 사용되는 문서입니다. 일반적으로 전화 통화 내용의 정확성과 추후 분쟁 시에 참고할 수 있도록 작성됩니다. 아래는 전화 확인서 작성 시 유의사항을 안내합니다.
1. 전화 확인서 작성 방법
전화 확인서는 다음과 같은 내용으로 작성해야 합니다.
- 날짜와 시간 : 전화 통화가 이루어진 날짜와 시간을 작성해야 합니다.
- 상대방 정보 : 상대방의 연락처 정보, 소속 회사 등을 작성합니다.
- 통화 내용 요약 : 전화 통화의 주요 내용을 간단히 요약합니다.
- 통화 내용 상세 기록 : 전화 통화 내용을 상세히 기록합니다.
- 작성자 정보 : 확인서 작성자의 이름과 직위를 기재합니다.
- 확인서 작성일 : 확인서를 작성한 날짜를 기록합니다.
2. 작성 시 유의사항
전화 확인서 작성 시 다음 사항에 유의해야 합니다.
- 정확성 : 통화 내용을 가능한 정확하게 기록해야 합니다.
- 객관성 : 주관적인 의견이나 해석을 피하고 사실에 기반한 기록을 해야 합니다.
- 완전성 : 전화 통화의 주요 내용을 누락하지 않도록 기록해야 합니다.
- 분명성 : 비문이나 모호한 표현을 피하고 명확하게 작성해야 합니다.
- 서명 : 작성자는 확인서에 서명하여 작성자임을 명시해야 합니다.
전화 확인서는 중요한 비즈니스 통화나 중대한 사건에 대한 기록을 남기는 문서이므로, 신중하게 작성해야 합니다. 해당 문서를 보관하고 필요에 따라 참고할 수 있도록 안전한 장소에 보관하는 것이 좋습니다.
해당문서의 다운로드는 아래링크 참조 바랍니다.