고충 처리기한연장 통지서 작성 가이드
고충 처리기한연장 통지서는 업무상 발생한 어려움이나 문제로 인하여 일정 기한 내에 고충 처리를 완료할 수 없을 경우 사용되는 문서입니다. 다음은 이 문서의 사용용도와 작성시 유의사항에 대한 안내입니다.
사용용도
고충 처리기한연장 통지서는 다음과 같은 상황에서 사용됩니다.
- 고객으로부터 접수한 고충에 대한 처리 기한을 연장해야 할 때
- 업무상의 문제로 인하여 고충 처리를 시간 내에 완료할 수 없는 상황일 때
작성시 유의사항
고충 처리기한연장 통지서를 작성할 때는 다음 사항들을 유의해야 합니다.
- 문서 상단에 자신 또는 회사의 정보를 포함하여 작성합니다. (이름, 직책, 회사명, 주소, 연락처 등)
- 통지서 작성일자를 명시합니다.
- 고객에게 보낼 내용이므로 고객의 정보 (이름, 주소, 연락처 등)도 포함합니다.
- 연장할 고충 처리의 기한을 명확히 밝히고, 그 이유를 상세히 기술합니다.
- 연장 기간에 대한 방안이나 대안을 제시하고, 고객에게 어떻게 지원할 것인지 설명합니다.
- 회사의 대표자의 서명과 날인을 포함합니다.
위의 가이드를 따라 고충 처리기한연장 통지서를 작성하면, 문제 발생 시 효율적이고 정확한 커뮤니케이션을 할 수 있을 것입니다.
해당문서의 다운로드는 아래링크 참조 바랍니다.