붙임. 1  기안문

신 사 종 합 사 회 복 지 관

우122-882 서울시 은평구 신사동 26-18/전화*(02)376-4141-2, 4774/전송*3151-0042

문서번호 ① 기안일자 ② 시행일자 ③ 경 유 ④ 수 신 ⑤ 참 조 ⑥ 제 목 ⑦	취급		관 장
	보존	⑫	⑧
	부장		⑩
	기안	⑨
				협조

⑪   (본문)

⑬ 신 사 종 합 사 회 복 지 관 장

붙임.2 시행문

신 사 종 합 사 회 복 지 관

우122-882 서울특별시 은평구 신사동 26-18/전화*(02)376-4141-2 /전송*3151-0042/담당강성훈

문서번호 시행일자 경 유 수 신 참 조 제 목	선결				지시
	접수	일자 시간
					결 재 · 공 람
		번호
	처 리 과
	담 당 자

신 사 종 합 사 회 복 지 관 장

문서관리 지침

1. 문서작성 절차(붙임.1 참조)

1) 문서는 기안문(붙임.1)과 시행문(붙임.2)으로 구분된다. 기안문은 복지관 내부결재철에 철하거나 관내에서 보관하는 문서를 말하고, 시행문은 기안결재 후 외부로 발송되는 문서이다.

2) 문서기안을 올리고자 하는 담당자는 (①②③④⑤⑥⑦⑨⑪⑫)를 정확하게 기록한다.

또한 발송되는 공문의 발신(⑬)은 ‘신사종합사회복지관장’으로 한다.

3) (⑨)에 담당자 명을 기록한 후 서명한다.

4) 해당부서의 결재자(팀장, 부장)에게 결재를 받는다. 관장 결재를 최종 받는다.

5) 관장결재 후 문서발신대장에서 문서번호를 내결과 외부공문(기안문, 시행문)으로 나누어 내결은 검정펜으로, 외부공문(기안문, 시행문)은 파란펜으로 각각 나누어 문서제목을 대장에 기록 후 문서 번호를 확인하여 적는다.

6) 외부공문의 경우 기안문의 결재를 근거로 총무부장으로부터 시행문에 직인을 받고 공문발송한다.

2. 기안작성시 유의사항

1) 문서번호(①)는 내부 문서는 ‘내부 2002 - ’ 로 시작된다. 외부발송의 경우는 ‘신사사복 2002-  ’로 시작된다.

2) 기안일자(②)는 담당자가 기안한 후 최종결재권자가 결재 종료 후 문서번호를 문서발신대장에 등재한 날을 말한다.

3) 시행일자(③)는 공문이 발송되는 날을 말한다.

(1) 동일한 기안내용으로 공문발송의 시행일자가 여러날인 경우 ‘시행일자’란에 최초의 발송일자만 기록한다.

(2) 동일한 기안내용이더라도 부정기적으로 발송되거나 발송일자의 간격이 긴 경우에는 발송에 따른 문서번호와 기안, 시행일자를 다시 작성하여 발송하여야 한다.

(3) 시행일자 뒤의 괄호안에 문서보존기간을 기재

예) 20OO.O.O(O년)단 수신처가 행정기관이 아닐 경우 보존기간을 기재하지 않음

4) 경유(④)는 수신처에 앞서 거쳐야 할 경유기관의 장의 명칭을 기재

예) OO청장

5) 수신(⑤)은 공문을 받는 기관장을 적음. 단 수신처가 1곳이상일 경우에는 수신(⑤)에는 ‘수신처참조’를 적은 후 결문의 수신처란에 해당수신처를 기재

6) 참조는 수신한 문서를 직접처리할 기관의 담당자 직위를 입력하되, 없으면 생략

7) 협조(⑩)는 결재 전․후에 문서시행관련 담당자와 협의 후 서명한다.

8) 제목과 기안의 본문내용은 다음과 같은 방법으로 작성한다.

(1) 제목(⑦)는 <표1>과 같이 한글 1자(타자 2타)를 띄우고 작성한다.

(2) 본문내용의 첫 단락, 첫글자는 제목의 첫글자와 같은 줄에 맞추어서 작성하고 첫 단락의 내용이 오른쪽 한계선을 넘어 다음줄로 이어질 때는 기안용지 ‘제목’부분의 ‘제’자와 같은 줄에 맞추어서 시작한다.

(3) 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 본문내용은 그 문서로서 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 문서를 받는 사람의 입장에서 공감하고 감동할 수 있는 언어를 사용한다.

(4) 하나의 문서에 하나의 제목을 기재함을 원칙으로 함

<표1>

(×는 2타 또는 한글1자, OOO는 글자를 의미한다.)

제    목×문서관리 시행규정

1. OOO․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․OOO․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․

2. OOO․․․․

첨    부×OOO․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․O×끝.

(5) 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 ‘끝’표시를 하며, 첨부물이 있을때에는 첨부의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝”표시를 한다. 만약, 본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝”표시를 하야야 한다.

(6) 내용은 문서의 핵심적인 내용을 6하원칙과 항목 구분 규칙에 따라 간단, 명료하게 작성한다. 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성할 수 없다.

(7) 첨부는 첨부할 문서가 있을 경우에만 문서의 내용이 끝난, 다음 줄에 기재한다. 항목이 두 개 이상으로 분류될 경우 항목 구분 표시를 하여 기재

9) 기안작성시 오자나 문구수정은 틀린 부분에 적색선 2줄을 그은 후 담당자의 도장을 찍고 그위 부분 여백에 수정할 내용을 기록한다.

10) 발신명의(⑬)는 문서를 보내는 신사종합사회복지관장의 명의를 8～12cm길이로 가운데 정렬하여 기재한다. 복지관내의 부서간에 발신하는 문서는 당해 부서명의로 함. 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 않음.

3. 공문서 작성의 원칙

1) 한글과 숫자

(1) 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 문서의 올바른 뜻의 전달을 위하여, 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있다.

(2) 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

(3) 기간표시는 인계 부호(～)나 두 개의 이음선(--)으로 표시한다.

2) 날짜와 시간

(1) 날짜표시는 숫자로 하되 년,월,일의 글자는 생락하고 그 자리에 온점을 찍어 표시한다. 예) 2002년 9월 10일 → 2002. 9. 10

(2) 시분표시는 시간은 24시간제에 따라 숫자로 하되 시, 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 예) 오후 6시 15분 → 18 : 15

3) 금액표시

(1) 아라비아 숫자로 표기하고 변조방지를 위해 한글을 함께 기재한다.

예) 금1,760,980원 → 금일백칠십육만구백팔십원(￦1,760,980)

4) 면수 표시

(1) 문건별 면 표시는 중앙 하단에 표기한다.

(2) 위로부터 아래의 순으로 표기(양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면표기)한다.

(3) 본문과 붙임은 하나의 문건으로 보고 계속 이어서 표기한다.

5) 항목구분

(1) 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 구분에 의하여 표시한다.

(2) 첫 번째 항목은 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작(좌측으로부터 6칸을 띄우고표시)하며 그 이후의 항목들은 첫 번째 항목으로부터 2칸씩 더 띄우고 입력한다.

첫째 항목      1. 2. 3. ………

둘째 항목    가. 나. 다. ………

셋째 항목    (1) (2) (3) ………

넷째 항목    (가) (나) (다) ………

다섯째 항목  1) 2) 3) ………

여섯째 항목  가) 나) 다) ………

일곱째 항목   ① ② ③ ………

여덟째 항목  ㉮ ㉯ ㉰  ………

4. 문서결재와 발송시 유의사항

1) 문서의 결재는 해당사안에 대해 기관의 의사결정권자가 그 의사를 결정하는 행위를 ‘결재’라고 한다. 결재

(1) 전결은 관장으로부터 결재권을 위임받은 자가 행하는 결재

(2) 대결은 결재권자가 휴가․출장 등의 사유로 상당 기간 부재중이거나 긴급한 경우에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재

(3) 사후보고는 대결한 문서 중 내용이 중요한 문서에 대하여 사후에 결재권자에게 보고하는 것

2) 공문발송과 보관은 발송부수와 공문성격에 따라 다르게 처리된다.

(1) 외부발송공문의 경우 기안문은 내부결재철에 보관하고, 시행문은 직인 확인 후 발송한다.

(2) 내부공문의 경우 일반내부공문은 내부결재철에 원본을 보관하다.

(3) 공문 중 지출공문의 경우 원본은 총무과 회계에게 제출하고, 사본을 내부결재철에 보관한다.

3) 문서심사는 시행문의 작성여부에 관계없이 복지관장 명의로 발신하는 문서는 문서 심사관(총무부장)의 심사를 받아야 한다. 문서 심사관이 문서를 심사하는 때에는 아래사항을 검토하여야 심사한다. → 대내문서와 내부결재문서는 심사대상에서 제외

(1) 결재권자의 결재 여부

(2) 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충여부

(3) 기안문과 시행문의 일치여부

(4) 분류번호, 보존기간, 시행문상의 처리담당자 기재 여부 등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락여부

(5) 전결․대결 구분의 표시 및 착오여부

(6) 발신방법의 지정 여부

5. 문서접수 및 관리

6. 문서의 보관 및 보존시 유의사항

신사종합사회복지관

우122-882  서울특별시 은평구 신사1동 26-18 / 전화(02)376-4141 / 전송 3151-0042

후원전화 060-705-1365 / 홈페이지 www.sscc.or.kr / 담당:강성훈(goodk74@hanmail.net)

문서번호 지출 03 - 기안일자 20OO. O. 시행일자 20OO. O. O. 경 유 수 신 지출결재 참 조	취급		관 장
	보존
	부장
	기안	강 성 훈
				협조
제 목 OOOO 물품 구입 지출

1. 본 복지관에서는 2003년 전반기 업그레이드형 자활사업(붕붕 카 크리너) 물품 구입을 아래와 같이 하고자 하오니 재가하여 주시기 바랍니다.

-  아      래  -

1. 지 출 명 : ○○○○ 및 약품구입

2. 사업기간 : ’OO년 O월 O일 ～ O월 O일(O개월간)

3. 구입업체명 : (주)OOOO (☎ OOO-OOO-OOOO)

4. 구입세부내용 : 별지 참조

5. 예    산 : 일금                (\              )→세금포함

6. 예산과목 : 무료사업, 지역복지, OOOO

붙  임 1. 산출기초조사서 1부

2. 견적서 3부.  끝.

지 역 복 지 팀