교육인적자원부지식관리시스템운영지침

제1장  총  칙

제1조(목적) 이 지침은 교육인적자원부 소속 공무원(이하 “직원”이라 한다)의 지식창출을 활성화하고 지식의 공동 활용을 통하여 조직의 생산성을 향상시키기 위하여 교육인적자원부 지식관리시스템(이하 “시스템”이라 한다)의 운영에 관한 제반사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각호와 같다.

1. “지식관리시스템(KMS)”이라 함은 직원들이 업무수행과정, 일상생활 등에서 습득한 노하우․경험 등 실천적 지식을 다른 직원들과 공유․공동 활용할 수 있도록 해 주는 업무시스템을 말한다.

2. “지식”이라 함은 직원들이 업무수행과 관련하여 습득, 창조한 각종 문서와 경험, 노하우 등의 기록을 말한다.

3. “지식관리관”이라 함은 시스템을 운영하는 최고책임자를 말한다.

4. “지식관리보좌관”이라 함은 지식관리관을 보좌하여 시스템을 운영하는 실무책임자를 말한다.

5. “지식관리시스템운영관”이라 함은 시스템 운영을 위한 프로그램 개발및 기술적 지원을 담당하는 사람을 말한다.

6. “지식승인자”라 함은 지식의 단위 묶음인 지식폴더에 대한 전문지식을 가지고 있는 사람으로서 지식의 평가, 승인 및 거부의 권한을 가진 사람을 말한다.

7. “사용자”라 함은 지식을 생성하고 수정․활용할 수 있는 사람으로서 시스템에 등록된 직원을 말한다.

8. “생성”이라 함은 지식을 창출하는 것으로, 등록되기 전까지의 상태를 말한다.

9. “등록”이라 함은 지식승인자의 승인을 얻어 시스템의 지식정보함에 저장하는 것(저장된 상태를 포함한다)을 말한다.

10. “승인”이라 함은 시스템에 생성된 지식의 등록을 허용하는 것을 말한다.

11. “거부”라 함은 시스템에 생성된 지식의 등록을 허가하지 않는 것을 말한다.

12. “공유”라 함은 등록된 지식을 여러 사람이 활용하는 것을 말한다.

13. “지식마일리지”라 함은 사용자의 시스템 활용 및 기여 정도를 나타내는 척도로서, 사용자가 지식을 직접 등록하거나 지식에 대하여 질문 및 답변할 때 부여되는 점수를 말한다.

14. “지식지도”라 함은 지식을 등록하거나 조회할 때 사용하는 분류체계로 하나의 지식을 다수의 경로를 통해 접근할 수 있도록 구성한 것을 말한다.

15. “지식구분”이라 함은 등록지식을 쉽게 활용 및 검색할 수 있도록 하기 위한 구분을 말하며 지식분야, 업무분야 등으로 구분한다.

제2장  관리체계

제3조(지식관리관) 시스템의 운영 및 관리의 업무를 총괄하기 위하여 지식관리관을 두되, 지식관리관은 기획관리실장으로 한다.

제4조(지식관리보좌관) ①시스템의 효율적인 운영을 위하여 지식관리보좌관을 두되, 지식관리보좌관은 혁신담당관으로 한다.

②지식관리보좌관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 등록지식의 운영 및 평가

2. 지식지도의 관리

3. 그밖에 시스템의 운영에 관한 사항

제5조(지시관리시스템운영관) ①시스템의 효율적인 운영을 위하여 지식관리시스템운영관을 두되, 지식관리시스템운영관은 교육정보화지원과장으로 한다.

②지식관리시스템운영관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 시스템의 프로그램 개발 및 기술적 지원

2. 지식사용자 관리

3. 지식 통계관리

4. 그밖에 시스템의 관리에 관한 사항

제6조(사용자의 제한) 사용자는 직원으로 제한한다.

제3장  지식관리운영위원회

제7조(지식관리운영위원회의 구성 및 운영) ①시스템 운영에 대한 제반사항을 심의하기 위하여 지식관리운영위원회(이하□운영위원회□라 한다)를 둔다.

②운영위원회의 위원장은 기획관리실장으로 하며, 위원은 각 실․국장( 공보관, 감사관, 학교정책심의관, 교육복지심의관, 총무과장을 포함한다)으로 한다.

③운영위원회의 사무처리를 위하여 간사 1인을 두되, 간사는 혁신담당관으로 한다.

④운영위원회는 3인 이상의 위원의 요구가 있거나 위원장이 필요하다고 인정할 경우 개최한다.

제8조(운영위원회 심의사항) 운영위원회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 시스템의 운영 및 관리에 관한 주요방침

2. 시스템운영지침 개정에 관한 사항

3. 등록지식의 평가 및 포상 대상자 결정에 관한 사항

4. 그밖에 위원장이 시스템과 관련하여 상정한 사항

제4장  운영 및 관리

제9조(지식등록) ①지식은 지식생산자(개인 또는 공동명의)가 등록하여야 하며, 지식등록을 할 때에는 보존기간, 해당 지식분류 등 필수기재 사항을 지정하여야 한다.

②지식 생산자는 반드시 실명으로 등록하여야 하며, 공동지식인 경우 관련자를 모두 지정하여 등록신청을 하여야 한다.

제10조(지식승인) ①제9조제1항의 규정에 의하여 등록 신청한 지식을 승인하기 위하여 지식승인자를 두되, 지식승인자는 각 부서의 장(과장 또는 담당관을 말한다. 이하 같다.)이 된다.

②지식승인자는 소관 부서의 지식관리 및 운영을 총괄하며, 생산된 지식의 내용심사와 승인여부를 결정한다.

③지식승인은 지식생산자의 요청에 대해 지식승인자가 승인여부를 결정하며, 지식의 승인처리 기간은 요청일로 부터 3일 이내로 한다.

④지식승인자가 출장 등으로 승인하지 못할 불가피한 사정이 예상되는 경우는 기간을 정해 지식승인 대리인을 지정할 수 있다.

⑤전자문서시스템과 연동시, 전자문서시스템에서 지식등록을 선택한 경우 결재된 보고서 및 계획서는 자동 승인된 것으로 한다.

제11조(승인요청의 거부) ①지식승인자는 등록된 지식의 내용이 다음 각호에 해당하는 경우에는 승인을 거부할 수 있다.

1. 지식의 내용이 심각한 오류를 내포하는 경우

2. 공개되는 경우 조직 내․외부에 심각한 업무지장을 초래할 것이    예상되는 경우

3. 지식의 내용이 경미한 경우

②지식승인자는 제1항의 규정에 의하여 승인요청을 거부하는 경우에는 그 사유를 승인 요청자에게 통보하여야 한다.

제12조(지식에 대한 의견개진) 지식을 이용하는 자는 관련지식에 대한 의견을 개진할 수 있으며 그 내용은 공개된다.

제13조(지식의 삭제) ①등록된 모든 지식은 보존기간 5년을 경과하는 경우에는 자동으로 이를 삭제한다.

②지식승인자는 승인된 지식의 내용이 중대한 오류를 포함하거나 대외비밀에 해당되는 것으로 판단되는 경우에는 지식생산자와 협의를 거쳐당해 지식을 삭제할 수 있다.

③운영위원회는 효용성이 현격히 떨어진 지식에 대하여는 직원 의견을 수렴하여 이를 일정한 주기로 삭제할 수 있다.

④지식관리관은 승인된 지식이 중대한 오류, 효율성 경미, 대외 비밀 등에 해당되어, 부처의 이미지를 훼손할 가능성이 있는 경우에는 먼저 지식을 삭제하고, 추후 운영위원회에 상정할 수 있다.

제14조(지식공개에 대한 제한) 지식승인자는 대외보안이 요구되는 지식에 대하여는 지식생산자와 협의하여 당해 지식의 공개범위를 제한할 수 있다.

제5장  지식의 평가

제15조(지식의 평가) ①등록지식에 대한 평가는 개인별 및 부서별(과 또는 담당관실)로 매 분기마다 실시한다.

②지식의 평가대상은 노하우, 아이디어, 보고서․계획서, 직원제안, 성공․실수사례, 생활경험, 관련전문가 및 관련 인터넷사이트 등 지식지도에 게재한 내용으로 한다.

③직원의 자발적인 지식활동 참여를 유도하여 지식공유 문화를 정착시키기 위해 분기별로 다음 각 호의 평가 이벤트 행사를 실시할 수 있다.

1. 지식 Contest

2. 지식정보사냥대회

3. 지식포럼 등

제16조(우수지식 선정) ①지식관리관은 당해연도에 등록된 지식 중  당해연도 11월말일 기준으로 12월중에 우수지식을 선정한다.

②등록지식중〔별표〕평가배점표를 기준으로 하여 우수지식 추천단(실․국 주무 서기관 또는 사무관으로 구성한다)에서 5배수 이내의 지식을 추천한 후, 운영위원회의 심의를 거쳐 우수지식을 선정한다.

제17조(지식활동 마일리지 부여) 지식(시스템에 구현되어  있는 동호회, Q&A 등을 포함)활동을 활발히 하기 위한 마일리지 부여는 다음과 같다.

1. 지식을 생성하여 승인․등록되면 1건당 3점

2. 사용자의 질문에 대하여 답변을 한 경우 1건당 1점

3. 사용자가 지식에 대하여 질문을 한 경우 1건당 1점

4. 분기별 지식Contest에서 우수지식(1명)으로 선정된 경우 5～10점

제6장  인센티브 제도 운영

제18조(포상) ①포상의 종류 및 인원은 다음과 같다. 다만 포상인원은 운영위원회의 심의를 거쳐 확대할 수 있다.

1. 우수지식상(1명) : 당해연도 등록된 개별지식 중 최고의 우수지식에 대한 포상

2. 지식마일리지상(1명) : 직원별 지식마일리지 누적점수 최고의 우수자에 대한 포상

3. 단체포상(1개 부서) : 부서 직원 1인당 지식마일리지 평균치 최고 부서에 대한 포상

②우수지식상, 지식마일리지상 및 단체포상에 대해서는 표창과 예산의 범위 내에서 포상금을 지급한다.

부    칙

제1조 (시행일) 이 지침은 발령한 날부터 시행한다.

제2조 (이미 등록한 지식에 관한 경과조치) 이 지침 시행 당시 이미 등록하여 얻은 지식활동 점수는 획득한 점수로 인정한다.

[별 표]

평 가 배 점 표

□ 지식명 :

구 분	평가항목	평 가 점 수
평가기준	창의성 (25점)	ㅇ 아주 높다(25) ㅇ 높다(20) ㅇ 보통이다(15) ㅇ 미흡하다(10) ㅇ 아주 미흡하다(5)
	업무활용성 (25점)	◦ 아주 높다(25) ㅇ 높다(20) ㅇ 보통이다(15) ㅇ 미흡하다(10) ㅇ 아주 미흡하다(5)
	조직내 확산 가능성 (25점)	◦ 아주 높다(25) ㅇ 높다(20) ㅇ 보통이다(15) ㅇ 미흡하다(10) ㅇ 아주 미흡하다(5)
	노력성 (25점)	◦ 아주 높다(25) ㅇ 높다(20) ㅇ 보통이다(15) ㅇ 미흡하다(10) ㅇ 아주 미흡하다(5)
합 계		점

평가위원 :                                    서명